Spravovanie faktúr online prostredníctvom ERP systému

V predchádzajúcich článkoch sme si povedali, ako ERP systém zefektívňuje riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), HR, riadenie skladov, projektové plánovanie a eCommerce. Všetky tieto činnosti podniku sú veľmi dôležité, lebo vedú k vystavovaniu faktúr zákazníkom a tým k získavaniu tržieb pre podnik. V minulosti, keď sa faktúry vystavovali len v papierovej podobe, mnohé podniky nemali na výber a robili to týmto spôsobom. Doba nás ale stále posúva vpred, preto na trhu viac prevláda fakturovanie online. Vytvoríte si faktúru v systéme a pošlete cez email alebo to automaticky vyrieši váš systém, ktorý zasiela faktúru hneď po potvrdení objednávky. Poďme sa teda „zahĺbiť“ do tejto problematiky. 🙂

Ako fakturovať rýchlo a spoľahlivo?

Online s využitím ERP systému Odoo. Vystavovanie faktúr je automatické na základe prijatých objednávok, zmlúv, materiálu alebo času. Vyžaduje len minimálne úsilie a môžete sa venovať iným činnostiam. Systém rýchlo vytvorí faktúru na základe požiadaviek zákazníka. Jediné, čo musíte urobiť, je kliknúť a poslať ich. Faktúry vyzerajú profesionálne a sú posielané vo formáte PDF cez email alebo ich môžete vytlačiť a poslať poštou podľa toho, čo zákazník požaduje.

Toto všetko prispieva k tomu, že môžete mať faktúry zaplatené rýchlejšie. Riadenie fakturácie online zároveň umožňuje zasielať aj automatické pripomienky na zaplatenie faktúry. Vyhnete sa zbytočnému sledovaniu nezaplatených faktúr, systém odošle pripomienku za vás. Je to tak jednoduchšie a rýchlejšie, ale hlavne vám to šetrí váš čas.

S fakturáciou neodmysliteľne súvisí aj účtovníctvo. Ak je zjednodušená fakturácia je automaticky jednoduchšie aj účtovníctvo. Môžete sledovať pohyby na vašich bankových účtoch alebo stav faktúr. Viete, či sú zaplatené, nezaplatené alebo v štádiu prípravy, proste máte prehľad o všetkých pohyboch.

Keď už viete, čo všetko ste vyfakturovali, môžete si urobiť rôzne analýzy a reporty o tom, ako sa vyvíja váš predaj. Analyzovať predaj môžete na základe rôznych kritérií – podľa produktov, produktových kategórií, zákazníkov, predajcov alebo mesiacov. Vytvoríte si tak celkový obraz, ktorý vám pomôže nasmerovať vašu stratégiu predaja lepšie do budúcnosti. Potom teda vystavíte aj viac faktúr. 🙂

Prečo sa rozhodnúť pre ERP systém s modulom fakturácie?

• Menej administratívy – fakturácia je zautomatizovaná a štandardizovaná. Nevytvárate faktúry manuálne a nemusíte siahodlho kontrolovať údaje. Systém ich automaticky vytvorí.

• Znižovanie chybovosti – súvisí s predchádzajúcim bodom. Predtým ste museli kontrolovať rôzne údaje na faktúrach „ručne“. Teraz údaje systém natiahne za vás. Znižuje sa tým možnosť vzniku chýb pri manuálnych kontrolách.
• Prepojenosť s ostatnými oddeleniami – súvisí s integráciou všetkých činností do jedného ERP systému. Dobré vzťahy so zákazníkmi vedú k realizácii ďalších a ďalších nákupov. Na to, aby podnik mohol tovar predať, musí ho mať najskôr na sklade. Potom sa predaj zrealizuje cez eCommerce a vystaví sa faktúra, ktorú zákazník zaplatí. Tá sa následne zaznamená do účtovníctva. Pekný kolobeh, čo poviete? 🙂
• Rýchle riešenie prípadných problémov – je bezproblémové v prípade vzniku reklamácií alebo otázok od zákazníka. Viete si rýchlo vysledovať a zistiť, čo potrebujete vedieť. Zákazníci dostanú rýchlo odpovede na otázky, ktoré potrebujú. Prípadný problém sa jednoduchšie vyrieši. Zákazník je spokojný, že rýchlejšie dostal odpoveď a vy ste spokojní, že viete odpovedať na otázky, vyriešiť problém alebo prípadne zlepšiť niečo do budúcnosti.
• Kompletný reporting – vytvoríte si užitočné a všestranné analýzy a reporty podľa toho, čo potrebujete. V prípade auditu si rýchlo vysledujete údaje a dokumenty, ktoré chcete.

Menej manuálnej práce a viac času!

Cieľom fakturácie je, aby bola faktúra vystavená a poslaná zákazníkovi čím skôr. Potom ju aj zákazník môže zaplatiť rýchlejšie a vy získate skôr peniaze na účet. Má to pozitívny vplyv na cash flow, naopak oneskorenia v platbách môžu dokonca ohroziť podnikanie. Efektivita v procese fakturácie je kľúčová. ERP systém Odoo zefektívňuje online fakturáciu, ako sme si vysvetlili v článku. Buďte krok vpred pred ostatnými a využite možnosti účinného riadenia podniku.