Ako komunikovať s poskytovateľom pri obstarávaní ERP a LMS systémov?

Tento článok sme sa rozhodli napísať, aby sme vám dali tipy a rady, ako postupovať pri komunikácii s poskytovateľom ERP a LMS systémov. Čo je potrebné zistiť? Na čo netreba zabudnúť? Prečo je dobrá príprava dôležitá? Odpoveď je jasná. Každá spoločnosť chce systém, ktorý funguje, preto sa musíme na komunikáciu dobre pripraviť.

BIZNIS (OBCHODNÁ) KOMUNIKÁCIA

Dobrá obchodná komunikácia je nevyhnutným predpokladom úspešného pochopenia potrieb klienta a následnej implementácie systému. Vašim cieľom musí byť jasná komunikácia či už interne, alebo externe. Mala by byť hlavne realizovaná na pravidelnej báze, aby nedošlo k žiadnemu problému. Poďme ale pekne od začiatku a nepredbiehajme.

TIPY POČAS KOMUNIKÁCIE S POSKYTOVATEĽOM ERP A LMS SYSTÉMOV

Rozhodli ste sa implementovať ERP alebo LMS systém a idete začať komunikovať s poskytovateľmi. Čo musíte vedieť? Postup je viac menej rovnaký. V prvom rade si treba nájsť profesionála v danej oblasti a už len nasledovať tieto tipy a rady:

1. Uvedomte si, čo chcete a potrebujete.

Ešte predtým ako začne stretnutie s poskytovateľom, musíte presne vedieť, čo vás v danej téme zaujíma. Jasne definujte, o čo máte záujem. Len tak vám poskytovateľ môže predviesť ukážku systému podľa potreby.

2. Zistite si informácie o poskytovateľovi.

Ako sme už spomenuli, je potrebné nájsť si poskytovateľa, ktorý je profesionál v danej oblasti. To zistíte tak, že si vopred nájdete referencie od predchádzajúcich zákazníkov poskytovateľa. Informácie o tom, ako poskytovateľ jednal počas implementácie, ale aj o tom, ako funguje už implementovaný systém a či sú zákazníci celkovo spokojní.

3. Samotné stretnutie.

Nastal čas stretnutia. Poskytovateľovi položte pripravené otázky a pozrite si pozorne ukážku systému. Nebojte sa pozvať aj zodpovedných ľudí z jednotlivých oblastí (napr. HR – ľudské zdroje, špecialistov z oddelenia predaja, výroby, nákupu …).  Zistite, ako funguje implementačný proces (ako dlho trvá, čo všetko zahŕňa) a informujte poskytovateľa o všetkých systémoch, ktoré bude potrebné spárovať.

4. Vyžiadajte si demo.

V prípade, že vám poskytovateľ niečo nebol schopný ukázať, vyžiadajte si dodatočnú ukážku v online forme – demo (ak sa nejedná o customizáciu). Každé demo, ktoré poskytovateľ ukazuje, je v základnej verzii. Nebojte sa toho. Dizajn, ako aj rozloženie sa upraví neskôr.

5. Definujte, ktoré prvky systému potrebujete.

Po zvážení všetkých možností a prezretí ukážky sa rozhodnite, ktoré prvky daného systému sú pre vás primárne a ktoré sú sekundárne. Vyžiadajte si ich nacenenie a rozhodnite sa pre správnu kombináciu prvkov.

6. Diskutujte o cene.

Už viete, čo potrebujete a videli ste ukážku systému. Zároveň už poznáte cenu jednotlivých prvkov systému. Ste v bode, kedy vám ostáva už len komunikovať s poskytovateľom celkovú cenu systému.

NA ČO NEZABUDNÚŤ PRI KOMUNIKÁCII S POSKYTOVATEĽOM POČAS IMPLEMENTÁCIE SYSTÉMU?

V našich šiestich tipoch sme sa zamerali na komunikáciu s poskytovateľom pred implementáciou systému. Počas implementácie je však tiež veľmi dôležité komunikovať s poskytovateľom. Netreba na to zabudnúť! Ak pracujete s poskytovateľmi systémov, uistite sa, že poznajú ciele spoločnosti, majú kontakt na interný tím zodpovedný za implementáciu a hlavne komunikujte s nimi pravidelne. Počas implementácie systému je vašou úlohou uistiť sa, či poskytovateľ spĺňa stanovený plán a všetko funguje, ako má. Nenechajte to len naňho. Buďte proaktívni! Jedine tak zaistíte úspešnú a plynulú implementáciu systémov a budete spokojní so systémom.

ČO DODAŤ NA ZÁVER?

Môžeme zhrnúť, že komunikácia s poskytovateľom pred aj počas implementácie systémov je veľmi dôležitá a nemožno ju podceniť. Treba si uvedomiť, že implementujete systém, ktorý má prepojiť chod podniku (ERP systém) alebo zjednotiť vzdelávanie (LMS systém). Investujete do chodu svojho podniku a preto dôkladne zvážte ponuky poskytovateľov. Komunikujte na pravidelnej báze a v prípade akýchkoľvek otázok sa nezdráhajte osloviť poskytovateľa aj v danom momente. Však keď pôjde všetko ako má, profitujete z toho vy aj poskytovateľ.