Riadenie ľudských zdrojov cez HR systém (HRMS)

Zatiaľ čo mnohé spoločnosti využívajú súčasné technológie a vybrali si už systém na riadenie ľudských zdrojov, niektoré spoločnosti stále riadia kľúčové funkcie ľudských zdrojov pomocou chaotických systémov. Ak na usporiadanie informácií o zamestnancoch a na celkové riadenie HR používate poznámky, tabuľky a papierové dokumenty, nový systém HR bude pre vás určite veľkým prínosom.

AKO RIADIŤ EFEKTÍVNE ĽUDSKÉ ZDROJE?

Odpoveď je jednoduchá – cez HRMS (Human Resource Management System). Tento systém môžeme nazvať len HR systém. Kombinuje klasické HR funkcie organizácie s IT technológiami a tak napomáha k automatizácii riadenia celého HR v rámci organizácie. HRMS môže existovať ako modul v rámci ERP systému alebo separátne ako softvérová aplikácia. Veľké spoločnosti využívajú ERP systémy, ktoré im spoja všetky funkcie prebiehajúce v podniku ako účtovníctvo, financie, predaj, marketing, HR a ďalšie. Menšie spoločnosti využívajú skôr individuálne softvérové aplikácie pre efektívne riadenie chodu. Či už ste veľká, alebo malá spoločnosť, HR systém ponúka širokú škálu benefitov pre všetky typy spoločností.

AKÉ VÝHODY PONÚKA HR SYSTÉM?

1. Efektívna administratíva

Koľko dní dovolenky mi ešte ostáva do konca roka? Mohli by ste mi poskytnúť kópiu výplatnej pásky? Kto pracuje v HR, určite pozná tieto otázky veľmi dobre (samozrejme je tiež mnoho iných 🙂 ). Zamestnanci sa obracajú na HR oddelenie skoro so všetkým, čo potrebujú. Je to normálne, však HR je tu pre nich. Keď sme ale na opačnej strane v úlohe pracovníka HR, určite by sme uvítali systém, ktorý umožní, aby si zamestnanci viac vecí vyhľadali sami a my sme sa mohli venovať úlohám, ktoré naozaj potrebujú náš support. HR systém celkovo zlepšuje celú administratívu a umožňuje rýchlejšie vyhľadanie toho, čo potrebujeme.

2. Znižovanie nákladov a šetrenie času

Využívanie HR systému znižuje náklady tým, že potrebujete menej pracovníkov na HR oddelení. Procesy sú prepojené, zamestnanci sú samostatnejší a pracovníci na HR riešia všetky nevyhnutné činnosti. Všetko toto šetrí vaše peniaze a čas.

3. Okamžitý prístup k informáciám a ich bezpečnosť

Získate rýchly a bezpečný prístup k informáciám v rámci spoločnosti. Údaje o zamestnancoch sa zaznamenávajú priebežne. Každá spoločnosť musí brať do úvahy citlivosť daných údajov a zároveň aj ich bezpečnosť. HR systém umožňuje, že len oprávnené osoby majú prístup k danými informáciám. Viete presne určiť, kto by mal mať prístup a kto nie.

4. Lepšia komunikácia

Väčšina HR systémov obsahuje adresár kontaktov zamestnancov. Bežne sa ľudia v tímoch poznajú a vedia, koho osloviť a s akým problémom. Ak však práca vyžaduje navštíviť iné oddelenie v rámci spoločnosti, potrebujete sa spojiť s „cudzími“ ľuďmi. Uloženie údajov v HR systéme online zlepšuje vzájomnú komunikáciu medzi oddeleniami a pobočkami v rámci spoločnosti.

5. Znižovanie rizika

Ak nastane nejaký právny spor medzi zamestnancom a spoločnosťou (čo nikto nechce, ale môže sa tak stať), tak ako dokážete, že zamestnanec bol informovaný alebo školený, ako používať daný predmet? Veľa HR systémov ponúka zariadenie na čítanie a príjímanie, ktorý pomáha pri preukázaní toho, že zamestnancovi nebola len odoslaná správa, ale zároveň je viditeľné, že ju aj prijal.

6. Bezpečnosť uchovania údajov

Bežné uchovávanie údajov v kartotékach a archíve nie je veľmi bezpečné. Posúďte sami. Ako by ste zistili, keby sa niekto pokúsil o prístup do archívu? HR systém poskytuje vysokú úroveň bezpečnosti a tak chráni všetky informácie. Čo v prípade požiaru alebo povodne, keď nemáte prístup ku kancelárii? Údaje v HR systémoch sú chránené a zálohované, je k nim prístup v akýchkoľvek situáciách a z hocikade.

7. Prehľadné analýzy a reporting

Informácie dostupné z jedného miesta umožňujú vytvárať rôzne analýzy a reporty. Napríklad môžete zistiť mieru obratu zamestnancov na rôznych oddeleniach alebo či majú všetci zamestnanci urobený kurz. Jednotlivé analýzy vám pomôžu pri ďalšom rozhodovaní. Predstavte si, ako dlho by vám trvalo zhromaždenie rovnakých údajov, keby ste mali všetky údaje uchované len v papierovej forme v archíve.

HR SYSTÉMY VÁM POSKYTNÚ:

• Riadenie ľudských zdrojov – zlepšenie všetkých HR procesov nevyhnutných pre chod spoločnosti. Riadenie zamestnancov je efektívne a účelné. Máte komplexný prehľad o riadení HR.
• Mzdový systém – prehľadný systém odmeňovania, hodnotenie výkonu zamestnancov, uchovávanie zamestnaneckých zmlúv a výplata miezd.
• Dochádzkový systém – máte prehľad o dochádzke vašich zamestnancov, o dovolenkách, sviatkoch, PN alebo iných absenciách.
• Náborový proces a proces zaúčania – všetky informácie o zamestnancovi (od zaslaného životopisu, cez výberový proces, podpísanie zmluvy, proces zaúčania, ako aj celková činnosť zamestnanca) sú zaznamenané v systéme.

• Samoobsluha zamestnancov – zamestnanci si vedia vyhľadať niektoré potrebné informácie aj sami a nemusia ich získavať od pracovníkov HR, existuje tzv. self service desk.
• Prehľadné analýzy a reporting – možnosť rýchlej tvorby analýz, predpovedí, štatistík a ďalšie monitorovanie do budúcnosti.

TREBA SI VYBRAŤ!

Ako sme opísali výhod, prečo implementovať HR systém, je veľa. Účinným riešením je vybrať si HR systém, ktorý je open-source (neplatíte žiadne licencie a platí sa len za customizáciu a podporu, ak ju budete potrebovať). Poskytovateľ systému môže systém implementovať priamo na server alebo ako cloudové riešenie. Vy získate kvalitný HR systém, ktorý všetko zefektívni a hlavne šetríte náklady.