Ako vybrať správny CRM systém? Záleží na tom, čo od neho očakávate

Možno si kladiete otázku, či je tento systém potrebný a či popri ERP systéme nie je len ďalšou investíciou s neistou návratnosťou. Dnes už mnohí z tých, ktorí o CRM nemali pochybnosti, vedia, že efektívny zákaznícky servis je jedným z kľúčových faktorov ovplyvňujúcich fungovanie firmy a jej úspešnosť.

V tomto článku vám poradíme, aké otázky by ste si mali klásť pri výbere CRM riešenia, a zároveň vám na ne odpovieme. Poďme však pekne od začiatku.  

Čo sú to CRM systémy?

Pochopiť význam CRM systémov je prvým krokom k zhmotneniu očakávaní a k výberu správneho riešenia. Pre niekoho ide o systém, do ktorého sa ukladajú kontakty. Pre iného slúži na riadenie konkrétnych obchodných prípadov alebo na vytváranie cenových ponúk. Je to samozrejme pravda, kvalitný Customer Relationship Management (CRM) softvér by však mal vedieť ponúknuť oveľa viac.

Efektívne CRM riešenie vám pomôže komplexne riadiť vzťahy so zákazníkmi. Nielenže zbierate zákaznícke kontakty a uchovávate ich (v databáze kontaktov), okrem toho môžete presne vyhľadať jednotlivé zákazky, skontrolovať ich aktuálny stav, prezerať faktúry, objednávky a celú históriu komunikácie. Dômyselná štruktúra kvalitného CRM systému prinesie aj novému obchodníkovi, ktorý práve nastúpil do firmy, všetky informácie o zákazníkoch a ich genéze od počiatku obchodovania s nimi.

Aktuálna ponuka CRM systémov je široká, majú rôzne vlastnosti. Populárnym základným riešením pre malé a stredné firmy je Pipedrive. Dlhoročnú tradíciu má napríklad SalesForce CRM systém, vhodný aj pre väčšie podniky. V mnohých krajinách, najmä v USA, je obľúbený HubSpot CRM, ktorý často využívajú nezávislí dodávatelia a začínajúce minipodniky. Spĺňa niektorý z týchto CRM systémov vaše očakávania? 

Očakávanie č. 1: Hľadáme možnosti rozšírenia

Pri výbere správneho CRM systému by ste mali vždy mali rátať s potenciálnou možnosťou rozšírenia. Vediete veľkú firmu, ktorá má viacero oddelení? Potom sa sústreďte na CRM riešenie, ktoré ponúka modulové rozšírenia základného balíka, pretože skôr či neskôr budete chcieť do systému zahrnúť všetky oddelenia. 

Prečo by ste mali mať fakturáciu v jednom systéme, služby v ďalšom a účtovný systém úplne inde? Komplexné CRM riešenie vám ponúka možnosť spravovať všetky firemné procesy v jednom systéme. Môžete si vybrať z množstva modulov, ktoré medzi sebou navzájom komunikujú a dopĺňajú sa.  

Aký dopad bude mať rast firmy na výber CRM systému? Ako sme písali už na začiatku, mnoho ľudí má pochybnosti kvôli cene a návratnosti investície do CRM . Nerozmýšľajú pritom nad tým, čo sa stane napríklad o rok, keď sa firma rozšíri. Ak si vyberiete riešenie, ktoré má len zopár modulov, čoskoro budete musieť riešiť prepojenia alebo migráciu dát. To je neefektívne a v konečnom dôsledku vás to bude stáť oveľa viac.

Očakávanie č. 2: Chceme zjednodušiť riadenie firmy

Používate vo firme priveľa rôznych systémov a máte problém s riadením, ich údržbou a ďalším rozvojom? Je to preto, že informácie sa medzi systémami neprenášajú, alebo sa prenášajú len veľmi pomaly. Ak použijete CRM riešenie, v ktorom jednotlivé moduly medzi sebou komunikujú, prenos informácii sa maximálne zrýchli, a s ním aj rozhodovacie a riadiace procesy. 

Na základe aktuálnej situácie si môžete vždy vybrať a implementovať nový modul. Predávate produkty a potrebujete zefektívniť fungovanie skladov? Vyberte si modul na riadenie skladového hospodárstva. Ponúkate služby a chcete ich lepšie manažovať? Potom si vyberte a implementujte projektový modul. Práve plynulá a bezproblémová implementácia jednotlivých modulov vám zjednoduší fungovanie firmy. 

Očakávanie č. 3: Hľadáme riešenie šité na mieru

Ak hľadáte tento typ riešenia, hľadajte systém, ktorý nie je uzatvorený. Najmä taký, ktorý je variabilný, čokoľvek sa v ňom dá dopracovať, upraviť, modifikovať a nastaviť podľa predstáv a potrieb vašej firmy. Tie najlepšie CRM systémy sú síce globálne, ale implementuje sa vždy slovenská verzia a ako klient k nej budete mať aj slovenský support (služby podpory). 

Vyberte si zároveň také riešenie, ktoré vám umožní automaticky pridať akúkoľvek ďalšiu funkcionalitu v systéme. Nebudete odkázaní len na funkcie, ktoré má systém v základe, a nútení hľadať iné možnosti rozšírenia. 

Očakávanie č. 4: Potrebujeme systém prístupný odkiaľkoľvek

Efektívny CRM systém je iba taký, ktorý funguje v cloude, a nie ako desktopová aplikácia. V takom prípade sa do systému prihlásite prakticky odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia. Stačí poznať a zadať svoje meno a heslo, a môžete pracovať.

Cloudové riešenie je veľmi výhodné pre obchodníkov, ktorí tak môžu pracovať so systémom priamo v teréne a nemusia sa vracať do kancelárie, aby niečo upravili alebo doplnili aktuálne informácie, pripravili report, alebo forecast pre svojho manažéra. Vyberte si preto CRM systém, ktorý bude prístupný odkiaľkoľvek.

Očakávanie č. 5: CRM systém musí prácu uľahčovať

Chcete uľahčiť prácu svojim obchodníkom? Vyberte si CRM systém, ktorý obchodníkovi pomôže uzatvoriť obchod efektívne. Takýto systém musí byť vizuálne prehľadný, intuitívny a zvládnuteľný za pár hodín, všetko v ňom ľahko nájdete.

Efektívny a inovatívny CRM systém vás upozorní na plánované aktivity a ponúkne vám možnosť vytvárať si vlastné šablóny na čokoľvek – napríklad na tvorbu cenových ponúk. Zjednoduší tvorbu reportov, plne sa prispôsobí a zastreší kompletné fungovanie vášho obchodného úseku, a manažmentu poskytne podklady k strategickým rozhodnutiam alebo k plánovaniu ďalšieho rozvoja firmy.

Výhoda vopred nastavených očakávaní

Ak si svoje očakávania formulujete vopred, bude sa vám oveľa ľahšie vyberať adekvátny CRM systém. Modulárny ERP systém Odoo v aktuálnej verzii 15 (o ktorej sa dozviete viac v tomto článku), vrátane modulu CRM, spĺňa všetky tieto predpoklady a plne sa prispôsobí vášmu biznisu. Okrem zvýšenia úspešnosti predaja zlepšíte kvalitu procesov, ale najmä vďaka kvalitnému CRM budú aj vaši zamestnanci spokojnejší. 

Už dlhé roky pôsobíme ako partner pre Odoo Slovensko. Vyberte si aj vy Odoo, najobľúbenejší ERP systém na svete, a v prípade záujmu o implementáciu tohto riešenia na mieru nás neváhajte kontaktovať.