Predimplementačná analýza: Ako vám môže pomôcť pri nasadení ERP systému?

Pripravujete sa vo firme na ERP implementáciu? Základom každého úspešného nasadenia je dôkladná predimplementačná analýza. Práve tá odhalí najväčšie problémy, ušetrí vám náklady a spoľahlivo určí, či ste na ERP implementáciu dostatočne pripravení. 

Každá spoločnosť uvažujúca nad ERP systémom by si mala skôr či neskôr uvedomiť dôležitosť predimplementačnej analýzy. Ešte stále nie ste úplne rozhodnutí, či je správne do nej investovať? Prečítajte si náš článok a možno vás definitívne presvedčíme.

Ako na predimplementačnú analýzu?

K predimplementačnej analýze sa môžete postaviť dvomi spôsobmi:

• Oslovíte externého odborníka, ktorý vypracuje nielen analýzu, ale aj následnú implementáciu ERP systému a ďalšie potrebné aktivity (správa, poradenstvo, tréning zamestnancov, atď.),
• externý odborník vypracuje analýzu, vy dostanete implementačný výstup a celý ERP systém si nasadíte sami (najmä z finančných dôvodov).

Práve externý dodávateľ má potrebné know-how a skúsenosti na to, aby celý proces, od predimplementačnej analýzy cez nasadenie až po dodatočné poradenstvo, prebehol bez problémov. Preto aj my v Implemente odporúčame túto možnosť. Ak sa rozhodnete pustiť do nasadzovania ERP systému sami, hrozí vám nedostatok personálu, odbornosti a času a snaha o ušetrenie vás nakoniec môže vyjsť draho. 

Pomenujte svoj problém

Ak premýšľate nad ERP systémom, mali by ste vedieť, prečo ho potrebujete. Kde sa nachádza váš problém? Funguje vám účtovníctvo, ale obchod zadrháva? Neviete si poradiť s cenotvorbou? ERP je komplexný systém na riadenie podniku, a preto je dôležité vedieť, ktoré časti vášho podniku nefungujú. Keď budete problém poznať vy, dokážete ho objasniť aj svojmu externému dodávateľovi a v neposlednom rade i zamestnancom a manažérom.

Určite úroveň zrelosti svojej firmy

Je vaša spoločnosť dostatočne zrelá na to, aby prešla na ERP systém? Máme na mysli finančnú aj odbornú zrelosť. Ak nemáte dostatok financií a vopred vyčlenený rozpočet na implementáciu, je zbytočné sa do nej pustiť.  Na druhej strane, ak aj operujete s veľkorysým rozpočtom, neznamená to, že máte potrebné know-how. 

Odpovedzte si na nasledujúce otázky:

• Disponujete vy a vaši zamestnanci požadovanou úrovňou vedomosti? 
• Viete ich rozumne transformovať do požiadaviek? 
• Máte na svojej strane procesných a projektových manažérov, ktorí sú schopní byť adekvátnym partnerom vášmu dodávateľovi?

Nemusia byť majstri sveta, musia však definovať potreby tak, aby celý proces prebehol čo najhladšie s ohľadom na neustály chod firmy. Kvalitný externý dodávateľ sa zákazníkovi dokáže prispôsobiť, ideálne však je, keď  je spolupráca dokonale zvládnutá na oboch stranách.

Správne určená úroveň zrelosti firmy vám nakoniec ušetrí peniaze a hnev ľudí. Každá zmena má totiž svojich odporcov a keď vaši zamestnanci dokonale pochopia, prečo je potrebná, až vtedy zmenu ľahšie privítajú.   

Je čas na inovácie?

Na toto existuje len jediná správna odpoveď: vždy je čas na inovácie. Každá firma príde do obdobia, kedy sa chce posunúť ďalej a inovovať. Digitalizácia a ERP implementácia sú symbolom tejto inovácie. 

Vo firme by ste mali jednohlasne zhodnúť na všetkých úrovniach, že je čas na nasadenie ERP systému. Je to zmena, ktorá prinesie úsporu peňazí, zrýchli procesy a pomôže vašej firme udržať si pozíciu a obstáť v konkurenčnom boji. Koronakríza naplno ukázala, ktoré spoločnosti na to majú a ktoré nie. Predimplementačná analýza odhalí vaše slabé miesta a vy tak budete vedieť, čo musíte zlepšiť.  

Plánujte vopred

Nič vám pri implementácii ERP systému nepomôže viac, ako nepriestrelný plán. Ak sa raz s externým dodávateľom dohodnete, že vyčleníte potrebný počet ľudí, nemali by sa vám v priebehu spolupráce zmeniť priority. Presné plánovanie, koncentrácia a konzistentnosť sú kľúčové pri úspešnom nasadení ERP systému. 

Vzájomne sa podporujte

Úspešná implementácia moderného ERP systému stojí a padá na vzájomnej podpore. Presvedčte sa, že vaši zamestnanci a projektoví manažéri majú všetky potrebné informácie a dostatok času na vydarené ERP nasadenie. Dbajte na to, aby boli dodávateľovi spoľahlivým partnerom.

Ako spoznáte naozaj šikovného externého implementátora?

• v priebehu procesu vás neustále informuje o svojich krokoch, 
• snaží sa aktívne zapájať vašich ľudí, aby sami čo najskôr pochopili, ako systém funguje,
• podáva vám úprimný feedback,
• navrhuje vám riešenia na mieru už v predimplementačnej fáze,
• v postimplementačnej fáze naďalej ostáva v spojení a môžete sa na neho kedykoľvek obrátiť (externé poradenstvo, inštruktážne videá, školenia, atď.).

Digitalizácia firmy a firemných procesov sa zdá byť v súčasnosti nevyhnutná. Spoľahlivý partner a kvalitná predimplementačná analýza vám pri prechode na ERP systém pomôžu viac, ako si myslíte.