Ako si vybrať ten správny ERP systém?

ERP systém má veľký vplyv na úspech a rast podniku a preto je veľmi dôležité zvoliť ten správny. Ako ho ale vybrať? Aby sme vám uľahčili rozhodovanie, pripravili sme pre vás postup, kde zhrnieme tie najdôležitejšie body, na ktoré treba myslieť.

O tom, čo je to ERP systém a o jeho výhodách pre podnik sme si povedali v článku „Prečo je ERP systém dôležitý pre podniky?“ Keď sa už rozhodnete pre implementáciu ERP systému do podniku, je potrebné zvážiť veľa hľadísk. Na trhu existuje veľké množstvo dodávateľov, ktorí poskytujú ERP systémy a niekedy je ťažké orientovať sa v tom, čo je najlepšie pre váš podnik.

Rozdiel medzi open source a plateným systémom za licenciu

Komerčné systémy (známe ako „platené systémy za licenciu“) vytvorili spoločnosti za účelom zisku. Tieto spoločnosti predávajú licencie na používanie svojho softvéru. Avšak open source systémy (známe ako „systémy s otvoreným zdrojovým kódom“) boli vyvinuté vývojármi, ktorí neprestajne prispievajú novými systémovými modifikáciami, a tak dochádza k zlepšovaniu systému ako celku. Softvér a jeho moduly sa upravujú na základe potrieb komunity.

Významným rozdielom medzi nimi sú náklady na licenciu. Open source systém je buď zadarmo, alebo sú náklady na jeho zavedenie nízke. Pri komerčnom softvéri je nevyhnutné zakúpenie licencie. Využitie open source systémov prináša podnikom úspory nákladov za licenčné poplatky.

Ako správne vybrať ERP systém?

Proces výberu ERP systému je náročný na čas, náklady a zdroje. Avšak, ak si vyberiete ten správny, získate neobmedzené možnosti pre rozvoj podnikania. Preto je potrebné sa na výber správneho ERP systému dôkladne pripraviť. V nasledujúcich krokoch si zhrnieme ako postupovať a na čo nezabudnúť.

1. Definujte si svoje ciele a požiadavky

Odpovedzte si na otázky: „Prečo chcem zaviesť ERP do podniku? Čo môj súčasný systém nedokáže urobiť?“ Je potrebné zhrnúť si vlastné požiadavky na ERP systém, predtým ako získate rôzne ponuky od dodávateľov. Urobte si zoznam vlastností, ktorými systém musí disponovať (hlavné požiadavky) a zároveň aj tých, ktoré by bolo dobré mať (doplňujúce požiadavky).

2. Zhodnoťte vlastné možnosti

Manažment, jednotlivé oddelenia a ostatné zainteresované strany musia byť informované o hľadaní vhodného ERP. Je dôležité vytvoriť vlastný tím špecialistov z rôznych oddelení, ktorí svojou odbornosťou pomôžu vybrať to správne riešenie. Mali by vstupovať do fázy hodnotenia systémov a posúdiť vplyv nového systému na súčasný chod podniku, ako aj na celkovú integráciu.

3. Urobte si zoznam potenciálnych dodávateľov

Môžete začať jednoduchým hľadaním dodávateľov cez internet. Urobte si zoznam 2 – 5 dodávateľov, ktorí pôsobia na trhu a najlepšie by spĺňali vaše požiadavky z hľadiska služieb aj rozpočtu.

4. Získajte prehľad o dodávateľoch prostredníctvom referencií

Požiadajte dodávateľa o referencie od jeho zákazníkov. Pripravte si zoznam otázok na zákazníkov a porovnajte si ich z hľadiska referencií. Zistite, ako prebiehala implementácia systému, či sa vyskytli nejaké problémy. Ak áno, ako ich bol dodávateľ schopný vyriešiť. Položením rovnakých otázok rôznym organizáciám dosiahnete celkový prehľad o jednotlivých dodávateľoch.

5. Posúďte demo verzie jednotlivých dodávateľov

V dnešnej dobe poskytujú dodávatelia na svojich stránkach aj demo verzie ERP systémov. Je možné si ich ľahko pozrieť, prípadne vyžiadať si predvedenie dema od špecialistov daného dodávateľa. Predvedením dema špecialistami šetríte svoj čas a viete sa priamo pýtať to, čo vás zaujíma. Po predvedení každého dema by sa váš tím mal stretnúť a diskutovať o výhodách a nevýhodách systémov. Týmto prístupom získate prehľad o daných systémoch.

6. Porovnajte si ceny ERP systémov

Po posúdení jednotlivých demo verzií, získaní referencií od zákazníkov sa vám určite zúžil zoznam dodávateľov. Je čas požiadať zvyšok dodávateľov o konkrétnu cenovú ponuku. Porovnajte si ju z hľadiska ponúkaných služieb, konzultácií, podpory pred, počas a po implementácii systému.

7. Urobte to správne rozhodnutie

Po získaní všetkých informácií z predchádzajúcich krokov nastáva čas rozhodnúť sa a vybrať ten správny ERP systém. Nezabudnite, že všetky dohody a požiadavky musia byť spísané a predložené dodávateľovi.

Chyby, ktoré vznikajú pri výbere ERP systému

Medzi základné chyby, ktoré nastávajú pri výbere ERP patrí celkové slabé plánovanie už od samého začiatku. Ak si nestanovíte správne vaše priority, ciele a požiadavky, môže dôjsť k neefektívnemu zavedeniu systému. Častou chybou, ku ktorej dochádza, je aj nesprávne overenie dodávateľov a podceňovanie požadovaného času a zdrojov na implementáciu. Ako sme už spomenuli, je potrebné si stanoviť taký tím špecialistov v podniku, ktorý zahŕňa ľudí z rôznych oddelení, aby vedeli správne zhodnotiť vplyv integrácie nového systému. Nesprávne koncipovaný tím môže spôsobiť, že sa nezohľadnia všetky nevyhnutné požiadavky podniku. Netreba zabudnúť ani na poskytovanie presných údajov a výber systému od takého dodávateľa, ktorý poskytuje stály support a údržbu systému.