Prečo je ERP systém dôležitý pre podniky?

ERP systém, alebo Enterprise Resource Planning system, je podnikový informačný systém, ktorý slúži na efektívne riadenie podnikových zdrojov. Integruje podnikové procesy (výroba, skladové hospodárstvo, účtovníctvo, ľudské zdroje, CRM, marketing a mnohé ďalšie) a tvorí základný predpoklad úspešnej firmy.

Tento článok o ERP systéme Odoo sme pôvodne napísali v roku 2017. Doplnili sme ho o informácie, ktoré pokladáme za dôležité z pohľadu úspešného fungovania firiem v roku 2021.

ERP systém

Každý, kto sa niekedy venoval podnikaniu, prípadne pracoval vo firme na rôznych úrovniach riadenia, si určite v nejakom okamihu uvedomil, že textový editor alebo tabuľkový kalkulátor už nestačia zvládať čoraz náročnejšie operácie a procesy v rámci vášho podnikania.

Ak v podniku funguje ERP systém, tak sú v ňom prepojené jednotlivé procesy a zľahčuje sa tým jeho celkový chod. Typ ERP systému by mal podnik voliť podľa svojej veľkosti a charakteru. Iný ERP by mal byť zvolený pre malý podnik a naopak, iný pre veľkú spoločnosť. 

Implementovať ERP do podniku, alebo fungovať bez neho? 

Každý z nás si chce kúpiť kvalitný smartfón alebo vybrať výkonný počítač. Stále sa snažíme zvoliť si to najlepšie riešenie. Prečo by to malo byť pri riadení podniku iné? Definujme si spoločne hlavné výhody využitia ERP systémov pre váš podnik:

Zvyšovanie produktivity

Základom ERP systému je zjednotenie všetkých podnikových procesov do jednoduchej aplikácie, čo zefektívňuje chod celého podniku. Poznáte potreby zákazníkov, výroba je rýchlejšia, máte možnosť riadiť vzťahy s dodávateľmi, sledovať celý nákupný proces až po „ušitie“ tej najlepšej cenovej ponuky pre zákazníka.

Integrácia všetkých procesov do jedného celku

Prepojenosť všetkých informácií v podniku už viac nie je problém. Nemusíte si viesť veľké množstvo databáz o chode podniku separátne, pretože systém umožní, že ich máte kedykoľvek k dispozícii.

Kvalitné analýzy a reporting

Viete si ľahko viesť reporting, rôzne štatistiky, predpovede a najmä máte vždy aktuálny prehľad o tom, čo sa v podniku deje.

Rýchla komunikácia medzi oddeleniami podniku

Zlepšuje sa spolupráca medzi jednotlivými oddeleniami podniku, pretože všetky informácie sú uchované, zdieľané a prístupné v jednom systéme.

Efektívne riešenie pre každého

Keďže sú všetky procesy integrované v rámci ERP systému, dochádza v podniku k eliminácii opakujúcich sa procesov. Znižuje sa počet manuálnych činností, urýchľujú a zjednodušujú sa procesy všetkých oddelení v podniku.

Šetrenie nákladov

Znižujú sa administratívne a operačné náklady. Môžete efektívne riadiť všetky operácie, robiť rýchlejšie rozhodnutia a tým predchádzať možným poruchám, omeškaniam a celkovo ušetriť peniaze.

Riadenie vzťahov so zákazníkmi

Pomocou ERP systému máte možnosť lepšie poznať svojich zákazníkov a poskytnúť im kvalitnejšie produkty a služby. Vďaka účinnej komunikácii a rýchlejšiemu prístupu k informáciám o zákazníkoch viete efektívne voliť stratégie cielenia. ERP systém jednoducho zdokonaľuje riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) a marketing.

Flexibilné prispôsobenie na mieru

Vysoká konfigurovateľnosť, flexibilita a prispôsobenie sa vašim aktuálnym potrebám zaručuje, že si nemusíte automaticky investovať do nového riešenia pri každej zmene v riadení alebo pri raste podniku. ERP systém sa vždy pružne prispôsobí vášmu biznisu.

ERP systémy súčasnosti

Dnes už na trhu existuje veľké množstvo rôznych ERP systémov. Veľké spoločnosti majú zároveň možnosť vytvoriť si ERP systémy vo vlastnej réžii. Je však toto riešenie rovnako efektívne aj pre malé a stredné podniky? 

Komplexným riešením pre tento typ podnikov je ERP systém Odoo. Využíva ho celosvetovo viac ako 2 miliónov spokojných užívateľov a má viac ako 1800 modulov a aplikácií pre prispôsobenie sa konkrétnemu podniku. Aby ste si však dokázali vybrať správny ERP systém, mali by ste si položiť niekoľko dôležitých otázok:

1. Ktoré procesy potrebujem zlepšiť?

Zamerajte sa na tie miesta, oblasti a procesy, pri ktorých cítite, že vám bránia v napredovaní a ovplyvňujú vaše príjmy v biznise. Pribúdajú vám napríklad stále noví a noví zákazníci? Evidenciu o nich držíte na rôznych miestach vrátane rôznych papierikov a diárov, Google dokumentov a kalendárov vo vašom počítači alebo smartfóne?

Je veľmi stresujúce riešiť, ako mať všetky tieto zdroje pod kontrolou. Chcete ich mať aktuálne a jednoducho dostupné vždy, keď to potrebujete. Modulovateľný ERP systém Odoo obsahuje modul CRM (Customer Relationship Management), v ktorom budete mať všetky dôležité informácie o klientoch, obchodných prípadoch, ponukách, zmluvách, či termínoch, alebo schôdzkach uložené prehľadne a na jednom mieste.

2. Aký je môj aktuálny stav?

Máte záujem o ERP systém, ale neviete, v akom stave sú vaše aktuálne procesy a aké moduly budú pre vás vhodné? Mali by ste zvoliť analýzu súčasného stavu, alebo ak chcete audit či predimplementačnú analýzu. Každý spoľahlivý dodávateľ dokáže túto analýzu vykonať a na základe nej navrhnúť to najlepšie riešenie pre váš biznis.

3. Aký mám rozpočet?

Okrem otázok týkajúcich sa optimalizácie procesov si dajte domácu úlohu a seriózne sa zamyslite nad rozpočtom na takýto projekt. Koľko peňazí si môžete dovoliť minúť? Aké budú najväčšie prínosy ERP systému? Aká bude návratnosť investícií? Seriózni dodávatelia nebudú mať problém zodpovedať všetky tieto otázky.

4. Aké sú referencie môjho dodávateľa? 

Rozhodli ste sa pre konkrétneho dodávateľa? Jedným z najdôležitejších kritérií výberu je možnosť konfrontovať niektorú z referenčných zákaziek dodávateľa, ideálne podobnú práve vášmu biznisu. Táto konkrétná „case study“ vám pomôže definitívne sa utvrdiť vo vašom rozhodnutí. Vždy sa potenciálneho dodávateľa pýtajte na referencie a konkrétne príklady. 

ERP systém na mieru

Rozhodnutie, či využiť ERP systém pri riadení podniku nie je jednoduché. Skúste si uvedomiť, čo potrebujete, aké sú vaše hlavné ERP požiadavky na systém a porovnajte ich s funkciami a výhodami špecifických ERP systémov. Ak nedisponujete možnosťami porovnávania konkrétnych systém na trhu, poraďte sa s odborníkmi v danej oblasti, ktorí majú dostatočné skúsenosti na to, aby vedeli nájsť to správne riešenie pre podnik.