Najväčšie úskalia pri implementácii informačného systému

Dnes už niet pochýb o tom, aké množstvo výhod ponúka firmám implementácia ERP systému. Zjednodušenie interných procesov a zníženie nákladov sú iba niektorými z nich. Napriek všetkým plusom sa stretávame aj s neúspešnými implementáciami. Aké sú najväčšie úskalia pri implementácii informačného systému a ako ich prekonať?

Kedy je implementácia ERP systému neúspešná?    

Prechádzate na ERP systém a proces implementácie sa vám zdá pridlhý? Neustále narážate na nové a nové neočakávané prekážky? Ak ERP implementácia neprebieha hladko, nie je kvôli chybnému softvéru. Dôvodom zvyčajne býva zanedbaná príprava. 

Je lákavé zobrať všetky existujúce firemné procesy a jednoducho ich zautomatizovať. Implementácia ERP systému so sebou prináša možnosť zamyslieť sa nad postupmi, identifikovať nedostatky v procesoch a zlepšiť ich. Automatizácia nefunkčných procesov neprinesie ich zlepšenie, ostanú nefunkčnými aj naďalej. Budú iba prebiehať v digitálnej podobe.

Urobte si prieskum a rozhodnite sa správne

Výber nesprávneho ERP systému je problém a jedno z prvých úskalí, ktoré musíte prekonať. Existuje obrovské množstvo možností, z ktorých si môžete vyberať, preto by ste mali absolvovať nielen externý, ale aj interný prieskum.  

Aké sú potreby vašej firmy? Akým prekážkam sa potrebujete vyhnúť? Chcete zjednodušiť riadenie biznisu a uľahčiť prácu svojim obchodníkom? Hľadáte customizované riešenie s možnosťou rozšírenia? Zozbierajte všetky informácie o svojich potrebách a otvorene o nich diskutujte s potenciálnymi dodávateľmi. Dodávateľ, ktorého si nakoniec vyberiete, by mal byť schopný vytvoriť vám ERP riešenie na mieru.

Vyberte si schopného dodávateľa

Načrtli sme to už vyššie, ale ešte dôležitejšie, ako výber značky informačného systému je výber dodávateľa – implementátora daného systému. Jeden a ten istý ERP systém bude 10 rôznymi dodávateľmi implementovaný 10 rôznymi spôsobmi, zakaždým za inú cenu a s iným (nie vždy úspešným) výsledkom.

Overte si všetky referencie, kontaktujte iných zákazníkov dodávateľa, spýtajte sa ich na ich názor. Schopný a šikovný dodávateľ by mal vedieť vysvetliť svoju metodológiu a postup implementácie. Výberom správneho dodávateľa minimalizujete riziko neúspechu implementácie. 

Získajte ľudí na svoju stranu

Je nevyhnutné, aby ste ste získali na svoju stranu kľúčový personál, ktorý bude mať na starosti ERP implementáciu. Ubezpečte sa, aby k úspešnej automatizácii pristupovali rovnako, ako vy. Zasväťte ich do rozhodovacích procesov a zvýšte tým ich oddanosť k pozitívnemu výsledku. 

Do implementácie sa snažte zapojiť nielen manažérov, ale aj zamestnancov (tzv. „end-users“), ktorí budú nový systém používať najčastejšie. Čím lepšie a aktívnejšie budete komunikovať, tým skôr váš tím akceptuje zmeny a a podporí vaše rozhodnutia. Udržujte zamestnancov na rovnakej vlne pred, počas aj po implementácii ERP systému pomocou týchto tipov:

• Pravidelne informujte všetkých zamestnancov o priebehu projektu a všetkých novinkách,
• vytvorte platformu pre poskytovanie spätnej väzby,
• povzbuďte ich, aby prichádzali s novými nápadmi a návrhmi,
• zorganizujte tréningové stretnutia,
• spoločne oslávte každý úspešný krok, ktorý vás priblíži k finálnemu nasadeniu. 

Nepodceňujte tréning a testing

ERP systém bude vždy len taký dobrý, ako dobrí sú jeho používatelia. Zabezpečte svojim zamestnancom a všetkým, ktorí budú systém používať, príslušný tréning. Implementácia tak prebehne o poznanie ľahšie.

Jedno z potenciálnych úskalí pri implementácii ERP systému sa môže objaviť pri nedostatku testovania. Hoci vybrané riešenie spĺňa všetky požiadavky a očakávania vášho biznisu, je dôležité, aby ste pri implementácii vykonávali pravidelné testovanie. Odhalíte tak prípadne problémy, ktoré dokážete odstrániť skôr, ako systém kompletne nasadíte a spustíte do ostrej prevádzky. 

Nesnažte sa ERP systém implementovať naraz

ERP implementácia je zložitý proces, pri ktorom nie je jednoduché dopredu určiť všetky systémové požiadavky a potom systém implementovať naraz. Takýto model nebude fungovať. Namiesto toho zvoľte agilnejšiu cestu a k implementácii pristupujte krok po kroku. 

Do každého kroku zapojte aj zamestnancov („end-userov“). Testujte, hľadajte chyby, odstráňte ich a všetky kroky zopakujte, až kým ERP systém nebude 100 % nasadený a funkčný. Ideálne je, ak je počas prvých dní ostrej prevádzky vo vašej firme prítomný externý konzultant, ktorý systém implementoval. Práve v úvode sa totiž vynára najviac otázok, ktoré vám konzultant dokáže zodpovedať.

Vyskúšajte modulárny systém

Ak hľadáte riešenie, vďaka ktorému môžete spravovať všetky procesy v jednom systéme, vyskúšajte ERP systém Odoo. Odoo je modulárny systém, ktorý sa plne prispôsobí vášmu biznisu, zastreší kompletné fungovanie firmy a s ktorým platíte len za to, čo skutočne využívate.