Ako vybrať správny CRM systém? Definujte svoje očakávania

Keď príde reč na CRM systém, veľa ľudí toto riešenie zmetie zo stola ako drahé a nepotrebné. Pritom efektívny zákaznícky servis je v súčasnosti kľúčovým faktorom pri fungovaní firmy. Ako definovať svoje očakávania, keď sa už pre CRM riešenie rozhodnete? 

Čo je to CRM systém?

Pochopiť význam CRM systémov je prvým krokom k definícií očakávaní a k výberu správneho riešenia. Pre niekoho ide o systém, do ktorého sa ukladajú kontakty. Pre iného slúži na riadenie konkrétnych zákazníckych prípadov alebo na vytváranie cenových ponúk. To všetko je pravda, kvalitný Customer Relationship Management (CRM) softvér by však mal vedieť ponúknuť oveľa viac.

Efektívne CRM riešenie vám pomôže komplexne riadiť vzťahy so zákazníkmi. Nielenže zbierate zákaznícke kontakty a uchovávate ich (databáza), navyše môžete presne vyhľadať jednotlivé zákazky, skontrolovať ich aktuálny stav, prezerať faktúry, objednávky a celú históriu komunikácie. Dômyselná štruktúra kvalitného CRM systému prinesie aj novému obchodníkovi, ktorý práve nastúpil do firmy, všetky informácie o zákazníkoch. 

Vo svete existuje množstvo CRM systémov, ktoré majú rôzne vlastnosti. Populárnym základným riešením pre malé a stredné firmy je pipedrive. Dlhoročnú tradíciu má napríklad SalesForce CRM systém, vhodný aj pre väčšie podniky. V zahraničí, najmä v USA je obľúbený HubSpot CRM, ktorý často využívajú nezávislí dodávatelia a začínajúce minipodniky. Spĺňa niektorý z týchto CRM systémov vaše očakávania? 

Očakávanie č. 1: Hľadám možnosti rozšírenia

Pri výbere správneho CRM systému by ste mali vždy mali rátať s potenciálnou možnosťou rozšírenia. Vediete veľkú firmu, ktorá má viacero oddelení? Potom sa sústreďte na CRM riešenie, ktoré ponúka modulové rozšírenia základného balíka, pretože skôr či neskôr budete chcieť do systému zahrnúť všetky oddelenia

Prečo by ste mali mať fakturáciu v jednom systéme, služby v ďalšom a účtovný systém úplne inde? Komplexné CRM riešenie vám ponúka možnosť spravovať všetky firemné procesy v jednom systéme. Môžete si vybrať z množstva modulov, ktoré medzi sebou navzájom komunikujú a dopĺňajú sa.  

Aký dopad bude mať rast firmy na výber CRM Systému? Ako sme písali už na začiatku, mnoho ľudí zamietne výber kvalitného CRM systému kvôli cene. Nerozmýšľajú pritom nad tým, čo sa stane napríklad o rok, keď sa firma rozšíri. Ak si vyberiete riešenie, ktoré má len málo modulov, čoskoro budete musieť riešiť prepojenia alebo migrácie dát. To je neefektívne a v konečnom dôsledku vás to vyjde oveľa drahšie.

Očakávanie č. 2: Chcem zjednodušiť riadenie firmy

Používate vo firme priveľa rôznych systémov a máte problém s riadením? Je to preto, že informácie sa medzi systémami neprenášajú, alebo sa prenášajú len veľmi pomaly. Ak použijete CRM riešenie, v ktorom jednotlivé moduly medzi sebou komunikujú, prenos informácii sa maximálne zrýchli a s ním aj rozhodovacie a riadiace procesy. 

Na základe aktuálnej situácie si môžete vždy vybrať a implementovať nový modul. Predávate produkty a potrebujete sprehľadniť fungovanie skladov? Vyberte si modul skladov. Ponúkate služby a chcete ich lepšie manažovať? Potom si vyberte a implementujte projektový modul. Práve plynulá a bezproblémová implementácia jednotlivých modulov vám zjednoduší fungovanie firmy. 

Očakávanie č. 3: Hľadám customizované riešenie

Ak hľadáte riešenie šité na mieru, hľadajte systém, ktorý nie je uzatvorený. Taký, ktorý je variabilný, čokoľvek sa v ňom dá dorobiť, upraviť, modifikovať a nastaviť podľa predstáv a potrieb vašej firmy. Tie najlepšie CRM systémy sú síce zahraničné, ale implementuje sa vždy slovenská verzia a ako klient k nej budete mať aj slovenský support. 

Vyberte si zároveň také riešenie, ktoré vám umožní automaticky pridať akúkoľvek ďalšiu funkcionalitu k systému. Nebudete odkázaní len na funkcie, ktoré má systém v základe a nútení hľadať iné možnosti rozšírenia. 

Očakávanie č. 4: Potrebujem systém prístupný odkiaľkoľvek

Efektívny CRM systém je taký, ktorý funguje na cloude a nie ako desktopová aplikácia. V takom prípade sa do systému prihlásite prakticky odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia. Stačí poznať a zadať svoje meno a heslo a môžete pracovať.

Cloudové riešenie je veľkou výhodou pre obchodníkov, ktorí tak môžu pracovať so systémom priamo v teréne a nemusia sa vracať do kancelárie, aby niečo upravili alebo doplnili aktuálne informácie. Vyberte si preto CRM systém, ktorý bude prístupný odvšadiaľ.

Očakávanie č. 5: CRM systém nám musí prácu uľahčovať

Chcete uľahčiť prácu svojim obchodníkom? Vyberte si CRM systém, ktorý obchodníkovi pomôže uzatvoriť obchod a nehádže mu polená pod nohy. Takýto systém musí byť vizuálne prehľadný, naučiteľný za pár hodín a všetko v ňom ľahko nájdete.

Šikovný CRM systém vás upozorní na plánované aktivity a ponúka vám možnosť vytvárať si vlastné šablóny na čokoľvek – napríklad na tvorbu cenových ponúk. Zjednoduší tvorbu reportingov, plne sa prispôsobí a zastreší kompletné fungovanie vašej firmy.

Výhoda vopred nastavených očakávaní

Ak si svoje očakávania definujete už vopred, vyberať ten správny CRM systém sa vám bude oveľa ľahšie. Modulárny ERP systém ODOO spĺňa všetky tieto očakávania a plne sa prispôsobí vášmu biznisu. Nielen, že zvýšite úspešnosť predaja zlepšíte kvalitu procesov, ale vďaka kvalitnému nástroju budú aj vaši zamestnanci spokojnejší.