Aké sú priemerné náklady na implementáciu ERP systému?

Koľko to stojí? To je asi najčastejšia otázka, ktorú nám potenciálni klienti kladú pri prvých stretnutiach. Jednoduchá otázka, odpoveď na ňu je však o niečo zložitejšia. Aké sú teda priemerné náklady na implementáciu ERP systému?

Zložené z viacerých častí

Pri tvorbe cenovej ponuky berieme do úvahy niekoľko faktorov. Veľmi záleží, do akej miery bude firme vyhovovať základný balík modulov ERP systému. Každý firemný systém je iný a náklady sa tým pádom môžu výrazne líšiť. Ako sa dostaneme ku konečnej sume a z ktorých častí sú výsledné náklady zložené?  

Náklad za licenciu

Predstavuje sumu, ktorú firma zaplatí za samotnú možnosť využívať daný ERP systém. Zvyčajne to prebieha tak, že firma na úvod zaplatí vyššiu čiastku za licenciu a ročne platí alikvótnu časť vo výške 10 – 20 %. Pri tomto modeli hovoríme o vysokej jednorazovej investícii niekoľko tisíc až desať tisíc eur ročne.

S príchodom cloudových systémov (SaaS systémov) vznikol nový model, pri ktorom si firma licenciu nekúpi, ale prenajíma si ju za oveľa nižšiu sumu. Takto funguje aj open source ERP systém Odoo, pričom jeho „prenájom“ sa pohybuje v desiatkach alebo nižších stovkách eur. 

Výhodou tohto modelu je, že firma nemusí jednorazovo investovať vysokú sumu, ale jej vklad sa rozloží na ďalšie mesiace. Ďalšou nespornou výhodou je, že po sčítaní všetkých nákladov, napríklad v horizonte 5 rokov, je tento model neporovnateľne lacnejší.  

Serverové náklady 

Predstavujú cenu za server, na ktorom ERP systém funguje. Aj tu poznáme dve možnosti:

• klient má server u seba – server sa nachádza vo firme a klient platí iba náklady za interného IT špecialistu, respektíve za využitie externej IT firmy.
• ERP systém funguje na cloude – a klient platí za prenájom serveru. 

Môže sa zdať, že mať server u seba je výhodnejšie, nie je to však pravda. Cloudy predstavujú lacné a komfortné riešenie, väčšina z nich je prispôsobená práve na podporu ERP systémov (Odoo beží na vlastnej cloudovej platforme Odoo.sh). Na tomto cloude je automaticky vyriešené zálohovanie, monitoring a kontroling. Takisto sa Odoo.sh sám automaticky vyvíja a modernizuje, pričom cena za prenájom ostáva stále rovnaká.  

Z pohľadu bezpečnosti je na tom cloudové riešenie takisto lepšie. Ak máte server u seba, všetko stojí a padá na schopnosti vášho IT špecialistu. Nemusí mať dostatočné schopnosti a čas na to, aby sledoval všetky najnovšie aktualizácie. Poskytovateľ cloudu vám vždy garantuje maximálnu bezpečnosť. 

Určité náklady predstavujú aj databázy, ktoré využívate. Niektoré fungujú na princípe platenej služby. Odoo používa open source verziu databázy PostGreSQL, čo je voľne šíriteľný objektovo-relačný databázový systém a je zdarma. 

Implementačné náklady

Pri implementácii sú najväčším nákladom ľudské zdroje, ktoré sa líšia od klienta ku klientovi. Implementácia sa skladá z dvoch častí:

Predimplementačná analýza

Slúži na to, aby sme klientovi dokázali navrhnúť konečnú cenu. Predimplementačná analýza trvá v priemere 3 – 10 dní a jej cieľom je analýza interných procesov klienta. Rozprávame sa so zamestnancami, manažérmi a majiteľmi, identifikujeme aktuálne problémy a riešime motiváciu, ktorá ich vedie k potrebe ERP systému. Čím podrobnejšia analýza je, tým lepšie vieme navrhnúť potrebné riešenia a cenu. Aj jeden deň navyše nám dokáže ušetriť 10 dní pri implementácii a úpravách. 

Implementácia

Náklady na implementáciu sú tým nižšie, čím menej úprav a menej ohýbania systému na mieru klienta potrebujeme. Kde všade vieme ušetriť? Ak ste malá firma, pravdepodobne nemáte ani také komplexné procesy. Odporúčame vám brať ohľad na to, aké moduly sú v základnom balíku vášho vybraného ERP systému a prispôsobiť sa im. Firmy to, žiaľ, nerobia vyžadujú customizáciu, ktorá je vždy najdrahšia.

Predstavte si, že každý mesiac robíte report a jeho hodnoty prepisujete ručne. Prirodzene budete na tento systém vyžadovať konektor. Pri zvažovaní podobných customizovaných úprav sa vždy pozeráme na návratnosť investície. Kladieme si otázky:

• Ako často tieto hodnoty prepisujete? Raz za mesiac.
• Koľko trvá obchodníkom ich prepísanie? Desať minút.
• Koľko má vaša firma obchodníkov? Troch.
• Aká je cena hodiny práce jedného obchodníka? 10 eur. 

Keď to všetko zrátame, report vás stojí mesačne 5 eur. Naproti tomu vytvorenie customizovaného konektora môže stáť aj 800 eur a návratnosť vašej investície je v tomto prípade skoro 14 rokov. Ak by ste mali 100 obchodníkov, ktorí by robili denné reporty, riešenie na mieru by sa vám určite oplatilo. V takomto prípade však nemá žiadny zmysel.  

Voľne dostupné rozšírenia

Ako si vybrať ERP systém, ktorý má dostatok modulov v základnom balíku? Čím viac firiem daný systém používa, tým máte väčšiu šancu, že nájdete, čo potrebujete. ERP systém Odoo má celosvetovo viac ako 5 miliónov používateľov a obsahuje množstvo modulov, z ktorých si môžete vybrať to správne riešenie pre svoju firmu. 

Obrovskou výhodou sú aj voľne dostupné rozšírenia, ktorými Odoo disponuje. Na Odoo Appstore môžete nájsť až 25 tisíc voľných rozšírení. Ak máte nejaký problém, je veľká šanca, že niekto pred vami už niečo veľmi podobné riešil a výsledok nájdete práve tu. 

Metodológia implementácie

Postupov, ako čo najľahšie implementovať ERP systém je hneď niekoľko. Každý správca a implementátor ERP systémov by mal byť dostatočne agilný, pretože implementácia nemôže prebiehať schematicky. 

Pri úvodnej analýze procesov zistíme, ako sú vo firme nastavené. Ak má firma neefektívne nastavené procesy a chce prejsť na ERP systém Odoo, je dôležité ich predtým optimalizovať. Iba takto optimalizované procesy môžeme digitalizovať a prenášať do nového systému.

Náklady na podporu

Aj s týmito nákladmi treba rátať. Predstavujú sumu, ktorú klient zaplatí implementátorovi za to, že sa stará o bezchybný chod ERP systému. Podpora je dôležité najmä zo začiatku, keď klient ešte nemá toľko skúseností s jeho fungovaním. 

Ak niečo vypadne, nefunguje alebo je potrebné doplniť, podporný tím sa o to postará. Tento typ nákladov je vždy individuálny, niektorí klienti si predplatia hodiny a zaplatia len za to, čo využijú, iné firmy to majú nastavené striktnejšie.

Celkové náklady na implementáciu

Na implementáciu sa treba vždy pozerať ako na investíciu, z ktorej očakávame návratnosť. Ak systém dokáže ušetriť veľké množstvo práce a času, dokáže sa investícia do neho rýchlejšie vrátiť. Pri implementácií nového systému sa preto nestačí sústrediť iba na jeho cenu, dôležitejšia je práve návratnosť. Veľa firiem na to zabúda.

V dnešných časoch je pochopiteľné, že klienti chcú vedieť vopred, koľko zaplatia a aké služby za to dostanú. Pri implementácii ERP systému je dôležité úvodné stretnutie a predimplementačná analýza, ktorá nám povie viac o riešeniach a možnostiach vzájomnej spolupráce. Chceli by ste vidieť, ako bude vyzerať Odoo riešenie vo vašej firme? Kontaktujte nás a dohodneme si stretnutie.